Packing list là gì – Biểu mẫu danh sách đóng gói

packing-list-la-gi-4-a10-chungcuthanglong

Packing list hay còn gọi là danh sách đóng gói / bảng kê khai / danh sách hàng hóa chi tiết là một trong những chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bảng kê đóng gói thể hiện rõ ràng những gì người bán đang bán cho người mua để người mua có thể xem và so sánh xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.

Thông thường, trên danh sách đóng gói chỉ thể hiện số lượng và cách đóng gói của hàng hóa chứ không ghi giá trị của hàng hóa. Tuy nhiên, một số (một số ít) chia sẻ phiếu đóng gói và hóa đơn. Dưới đây là tóm tắt về packing list là gì.

Packing list là gì? phân loại và đóng gói mẫu

Packing list là gì? Về cơ bản, hiện nay trên thế giới và Việt Nam đang sử dụng 3 mẫu danh sách đóng gói, có thể nhận biết được miễn là ghi rõ tiêu đề, cụ thể như sau:

Danh sách đóng gói chi tiết: Danh sách đóng gói chi tiết. Có dòng tiêu đề tương ứng là “Danh sách đóng gói chi tiết” Danh sách đóng gói này rất chi tiết cho nội dung của lô hàng, thông thường người mua và người bán sử dụng phương pháp đóng gói này trực tiếp.

packing-list-la-gi-4-a10-chungcuthanglong

Hiệu ứng danh sách đóng gói

Phiếu đóng gói được sử dụng cho các mục đích sau, nhìn vào phiếu đóng gói chúng ta sẽ có các thông tin sau:

– Bao nhiêu hàng trong container đó? Trọng lượng bao nhiêu?

– Số lượng kiện hàng, số lượng pallet? Có bao nhiêu lô hàng hoặc gói nhỏ trong hộp hoặc hộp lớn?

– Đó là dỡ hàng thủ công (nhà sản xuất bốc hàng trực tiếp, cần nhiều người) hay dỡ hàng bằng xe nâng (ít người)?

– Thời gian xếp dỡ ước tính là bao nhiêu, từ đó có thể tính được lượng hàng có thể xếp dỡ trong 1 ngày (ví dụ 1 container 20 kiện thì 1 pallet có thể là 1 container trong 30 phút, 1 giờ, 8 container có thể được dỡ trong một ngày, Nhưng nếu một container có 1000 gói dỡ hàng thì có thể mất 1,5-2 giờ / container, và chỉ có thể dỡ 4 container trong một ngày). Đây là điều quan trọng để người mua sắp xếp nhân viên bốc dỡ và chuẩn bị kho hàng.

– Tìm hiểu sản phẩm được đựng trong gói nào, túi nào, khay nào. Nếu sản phẩm bị lỗi, chúng tôi có thể khiếu nại với nhà sản xuất, và với những thông tin trên, họ có thể theo dõi ca sản xuất, số máy, người phụ trách và kiểm tra lỗi cho chúng tôi.

Nội dung chính của danh sách đóng gói

Một danh sách đóng gói hoàn chỉnh thường có các nội dung chính sau:

– Tiêu đề trên cùng: Logo, Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Fax Công ty

– Người bán: tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty bán hàng.

– Số và ngày của phiếu đóng gói: số này quan trọng

– Bên mua: Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của công ty thu mua.

– Reference number: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn đặt hàng hoặc nhận xét về bên thông báo (bên này sẽ thông báo cho bạn khi hàng đến nơi. Thông thường, thông tin bên thông báo này có thể được bổ sung bằng cách đơn giản là thanh toán bằng thư tín dụng).

– Port of Loading: Cảng xếp hàng (ví dụ: Hải Phòng, Việt Nam; Incheon, Hàn Quốc…).

– Cảng đến: Cảng đến (ví dụ: Manila, Philippines; Port Klang, Malaysia…).

– Tên tàu: tên tàu, số chuyến.

– ETD: Thời gian giao hàng ước tính – Ngày khởi hành tàu dự kiến.

– Sản phẩm: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, mã hàng, mã HS…

– Số lượng: Số lượng của mặt hàng theo đơn vị sau (ví dụ: 100000 là 100000…).

– Đóng gói: Số lượng thùng, hộp, bao đóng gói theo đơn vị sau (ví dụ đơn vị là bag-bag chẳng hạn 100000 cái thì đóng gói 500 cái / gói -> đóng gói 200 gói) .

– NWT: Trọng lượng tịnh – Trọng lượng tịnh (chỉ tính trọng lượng hàng hóa)

– GWT: Gross Weight – Trọng lượng cả bì (bao gồm trọng lượng dây buộc, bao nylon, thùng, hộp ngoài). Thực ra chúng ta không cần quá chi tiết và chính xác về GWT này mà chỉ cần tính GWT tương ứng, và không vượt quá trọng lượng hãng tàu cho phép xếp 1 container.

– Ghi chú: Hướng dẫn bổ sung (như tổng cộng 200 gói, 1-100 gói là nhãn hiệu A, 100-200 gói là nhãn hiệu B…)

– Xác nhận của người bán: chữ ký, đóng dấu.

Packing list là gì? Thông qua bảng kê đóng gói (Chi tiết đóng gói), chúng ta có thể nắm được loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, quy cách đóng gói từ đó tính toán thời gian, cách sắp xếp, vị trí kho bãi để dỡ hàng. Danh sách đóng gói thường được gửi cho người mua ngay sau khi hàng hóa được đóng gói, để người mua có thể kiểm tra số lượng giao hàng và đưa ra kế hoạch sản xuất và vận hành kịp thời. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, hóa đơn và danh sách đóng gói có thể được kết hợp trong cùng một biểu mẫu để người mua theo dõi và kiểm tra.